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As sete perguntas mais frequentes sobre o serviço de cobrança na logística Explicamos como funciona e quem paga os custos.

Serviço de cobrança para a expedição e logística | Respostas concretas sobre a contratação, processamento e custos. Leia aqui a comunicação de serviço!

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13.10.2020

A ordem está concluída e a fatura foi emitida. Porém, na sua conta bancária ainda não deu entrada nenhum pagamento.

30 dias após o vencimento, o pagamento entra em mora. O credor pode agora dar mais passos e, por exemplo, contratar um serviço de cobrança para receber o seu dinheiro.
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Uma possibilidade de lidar com incumpridores passa pela contratação de uma agência de cobranças. Porém, esse processo encerra muitas dúvidas ainda antes de começar.

Nesta comunicação de serviço, respondemos às sete perguntas mais frequentes que algumas pessoas fazem antes da contratação.

  1. Quantos avisos têm de ser enviados antes de se poder contratar um serviço de cobrança?
  2. Que tarefas assume uma agência de cobranças?
  3. Como contratar uma empresa de cobranças?
  4. Como funciona o processo de cobrança?
  5. O que está vedado a uma agência de cobranças?
  6. Quais são os custos do serviço de cobrança?
  7. Quem suporta as comissões do serviço de cobrança?

Salvo acordo em contrário, a dívida vence-se de imediato. Ainda assim, ocorrem incumprimentos. Os motivos para tal são diversos, mas as consequências são desagradáveis para todas as partes. 30 dias após o vencimento, o pagamento entra em mora. O credor pode agora dar mais passos e, por exemplo, contratar um serviço de cobrança para receber o seu dinheiro. Importa ter presente o seguinte:

1.º Quantos avisos têm de ser enviados antes de se poder contratar um serviço de cobrança?

Nos termos da diretiva da UE, findo o prazo de pagamento, não é necessária mais nenhuma interpelação por escrito. O adjudicante entra imediatamente em mora e pode ser contratado um prestador de serviços de cobrança.

Apesar de já não ser necessário um aviso, faz todo o sentido enviá-lo quando se pretende manter uma boa relação comercial. No entanto, se após o segundo lembrete de pagamento não houver reação do devedor nem pagamento, pode ser ponderado o recurso a um serviço profissional de gestão de cobranças.

2.º Que tarefas assume uma agência de cobranças?

A agência de cobranças analisa as circunstâncias de ambas as partes e pode agir como um mediador neutro. Analisa os documentos apresentados e pode informar se se trata de um valor a receber conclusivo.

Além disso, um serviço profissional de gestão de cobranças ajuda os seus clientes a recuperarem o dinheiro que lhes é devido e trata da correspondência com o devedor. Desta forma, deverá ser possível esclarecer as circunstâncias e/ou obter o pagamento dos valores a receber. Além disso, a pedido do credor, pode negociar modalidades de pagamento alternativas.

O serviço de cobrança pode ser parte ativa na cobrança de valores. Em concreto, isto significa que pode solicitar ao devedor o pagamento de valores a receber. 

3.ª Como contratar uma empresa de cobranças?

Qualquer pessoa tem a possibilidade de tratar, pelos seus meios, dos seus valores a receber. A TIMOCOM elaborou um artigo sobre esse tema, com três sugestões para a gestão de valores a receber. Isso inclui também contactar o cliente e recordá-lo da obrigação de pagamento. No entanto, faz sentido procurar o auxílio de uma entidade com experiência ou, ainda melhor, especializada no ramo. As empresas de transporte e logística devem prestar atenção a esses elementos na sua escolha. A contratação decorre normalmente sem complicações, por escrito ou através de um formulário online. Para a agência de cobranças poder realizar o seu trabalho, é necessário enviar a documentação relativa aos valores a receber. São relevantes documentos como as faturas por pagar, o contrato de transporte ou outros documentos similares. Perante estes documentos, o cliente ainda tem de confirmar a contratação do serviço de cobrança. Só assim a equipa do serviço de cobrança pode dar início à gestão profissional de cobranças.

4.ª Como funciona o processo de cobrança?

Após a confirmação do contrato e o envio de todos os documentos importantes para o esclarecimento do caso à agência de cobranças, esta analisa o caso.

Verifica, em concreto, se os documentos estão formalmente corretos. O prazo de pagamento foi realmente ultrapassado em 30 dias ou mais? Houve uma reclamação por danos? Uma fatura não foi paga? O serviço de cobrança verifica, com base nos documentos, se o valor a receber é incontestável e legal.

Em seguida, a agência entra em contacto com o devedor. O devedor pode manifestar os seus pontos de vista sobre a matéria e tomar uma posição. Pode confirmar o valor ou contestá-lo, bem como apresentar os seus próprios documentos. No âmbito da correspondência, podem também ser acordados pagamentos em prestações ou pagamentos parciais.

5.ª O que está vedado a uma agência de cobranças?

Um serviço de cobrança não pode pronunciar uma sentença, não pode condenar ninguém a algo, nem pode exigir um pagamento direto ao devedor. Pode instar um devedor a efetuar um pagamento, quando o valor a receber é indiscutível. Se o valor a receber tiver fundamento, o devedor tem de efetuar o pagamento ao credor.

Por conseguinte, as empresas de cobranças não têm direitos diferentes do credor original. Apenas tratam da correspondência com o devedor na qualidade de prestador de serviços. Embora tenham conhecimentos jurídicos para a mediação em relação à matéria, não são consultores jurídicos. Se um caso tiver de ir a tribunal, o serviço de cobrança não é parte interveniente.

6.ª Quais são os custos do serviço de cobrança?

Quando uma empresa de logística toma a decisão de recorrer a um serviço profissional de gestão de cobranças, os custos estão tabelados. Os custos baseiam-se na tabela de honorários dos advogados, que indica um preço fixo. O tratamento do caso de cobrança está sujeito a uma comissão, cujo montante varia entre metade e duas vezes e meia o valor oficialmente tabelado. A base de cálculo é o montante a receber. Mesmo em casos sérios ou particularmente exigentes, é aplicada uma comissão de processamento x 2,5. É frequente a aplicação de um valor médio de 1,3. Pode parecer complicado à primeira vista, mas é um cálculo rápido.

Exemplo: Suponhamos que um serviço de transporte foi efetuado, mas não foi pago. A fatura ascende a 500 euros. A comissão de processamento deste caso de dificuldade média, com a aplicação de 1,3 x os honorários de advogado, fixa-se em 58,50 euros.

7.ª Quem suporta as comissões do serviço de cobrança?

Há muitas razões para incumprimentos nos pagamentos, mas os incumpridores devem saber que dão trabalho e consomem recursos. Por exemplo, a redação e envio de avisos podem dar origem a encargos burocráticos e financeiros. O credor pode exigir do devedor o ressarcimento integral dos custos inerentes aos esforços realizados com a cobrança da dívida.

Uma diretiva da UE cria direitos e obrigações claros para o que fazer quando uma fatura não é paga. Elencámos os pormenores jurídicos relacionados com o ressarcimento dos custos neste artigo da TIMOCOM. É particularmente importante ter estes conhecimentos num setor tão internacional como a logística.

Resumo

As faturas em aberto devem ser pagas, em especial quando se pretende construir uma relação comercial baseada na confiança. Caso isso não aconteça, é importante conhecer os seus direitos e as opções ao seu dispor. Contratar um serviço de cobrança é útil quando se pretende delegar a gestão de cobranças em especialistas.

No setor do transporte e da logística, a gestão de cobranças é um desafio em virtude do caráter internacional e da diversidade linguística dos diferentes intervenientes. Por isso, o Serviço de cobrança internacional da TIMOCOM especializou-se no acompanhamento dos seus clientes em toda a Europa. Age na qualidade de mediador neutro em 27 idiomas e ajuda a lidar com incumpridores.

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